סידור וארגון המשרד 

למען הסדר הטוב - המדריך לסידור וארגון המשרד

כאשר משרד שלם תלוי בהמצאותה של המזכירה לשם מציאת מסמכים, הזמן המבוזבז למזכירה, למחפש המסמך ולמשרד כולו שווה לא מעט כסף.  שרית גושן-פנטי, מנכ"ל סידורים, המתמחה בסידור וארגון של בתים ועסקים מספרת כי "בכדי לעשות סדר בצורה טובה יש להתחיל מניהול נכון של המרחב במשרד המתבטא אפילו במיקומו של הפקס. משם, אנו מגיעים ליצירת מתודות ארגון וסידור המתאימות לעסק ולנפשות הפועלות בו שמגבירות את היעילות מחד ושקל לשמור עליהן מאידך."  

לדברי גושן-פנטי, מומחית בסידור משרדים, בתים ומעבר דירה "באמצעות יישומם של מספר טיפים, ניתן ליצור מערך של סדר וארגון במשרד שיחסוך לבעלי עסקים לא רק כסף וזמן אלא גם כאב ראש."

1. בלגאן גורם להפסד – כאשר אין סדר וארגון, אנו מפסידים לא רק זמן וכסף אלא גם לקוחות. כאשר בעל עסק מסתמך על זיכרון במקום על מסמך מתויק, הוא עלול לספק ללקוח תוצרים שאינם הולמים את הזמנתו, להשקיע עבודה כפולה, ואף להיתפס בעיני הלקוח כלא מקצועי. הבנת חשיבות נושא סידור המשרד תיצור בכם מוטיבציה להתגייס ליצירת סדר במשרד.
   
2. יצירת נהלים כוללים בנושא הסדר ואופן הארגון – בלאגן נוצר כאשר כל אחד מעובדי המשרד מכיל שיטת תיוק שייחודית לו. בכדי ליצור סדר שישמר וינוצל בצורה הטובה ביותר על ידי כל עובדי המשרד, יש לקבוע שיטת סידור וארגון אחידה, ללמד אותה את כל העובדים במשרד וליצור "שפה משותפת" הברורה לכולם.
3. התאימו את הנהלים לצרכים ולהרגלים של העובדים – סדר הוא כמו דיאטה ובכדי לשמור עליו לטווח ארוך, הכרחי להתאים את ההתנהלות החדשה להעדפות, להרגלים ולכמות השימוש של המעורבים בעניין, ולא לכפות תפריט מוכן מראש שאינו מתאים ויקשה להחזיק איתו מעמד.  
4. סדר בתיקיות – קבעו נהלים מסודרים לסידור התיקיות והקלסרים, והחילו נוהל דומה גם על תיקיות ממוחשבות. סידור השרת באופן שיהלום את הנהלים יסייע לכולם להתמצא טוב יותר ולנצל בצורה יעילה יותר את יום העבודה.
5. מה עושים עם הבלגאן שכבר הצטבר? – אל תטילו על הפקידה לסדר את ערמות התיוק שנוצרו עד לקבלת ההחלטה לעבור לעבוד מסודר. זמנה יקר מדי לשם כך, ועל כן חשבו על אפשרות לשכור חברות המתמחות בסידור או אף סטודנט שיעבוד מספר שעות וישלים את המלאכה. לאחר סיום העבודה, הקפידו על יצירת שגרת תיוקים רציפה.
6. סדרו את השולחן – אם בעבר שולחן מסודר נחשב סימן למוח מבריק, הרי שכיום אנו יודעים כי שולחן מסודר הוא סימן לאפקטיביות. שמירה על שולחן נקי כחלק מנהלי המשרד תיצור גם עבור המוחות המבריקים זמן רב יותר להוכיח את עצמם, ולהימנע מבזבוז שעות בחיטוט אחר ניירת שמפוזרת בכאוס.
7. הימנעו מערבוב מין שאינו במינו – בכדי לשמור על סדר הגיוני הימנעו מערבוב של קלסרים שאינם שייכים לוגית לאותו המקבץ. כאשר מסדרים הגיוני קל יותר להתמצא וכך נחסך זמן יקר.
8. לוקיישן, לוקיישן – בכדי לשמור על סדר ולחסוך בזמן, כדאי למקם את המכשירים המשרדיים כגון פקס ומדפסת בהתאם למי שמשתמש בהם יותר ותוך ניסיון למזער את הזמן המבוזבז בגישה אליהם.
9. עקבו אחר המלאי – כיום הטכנולוגיה מציעה מבחר של תוכנות לפיקוח וניהול מלאי,  אך ללא בקרה שוטפת, תגלו רק בדיעבד כי הוצאתם הרבה מאד כסף על מלאי מת. דאגו לעקוב בזמן אמת אחר המתרחש וקבעו פגישות בקרה בהתאם לנהלים החדשים.
10. משפרים את השירות – כאשר קיים סדר הגיוני לפיו חומרי המשרד מתויקים, קל יותר לתת שירות טוב שכן המענה לשאלות ובעיות הופך מהיר יותר, ותיווכה האדיב של המזכירה נחסך ומאפשר לה להעניק את שירותיה בצורה יעילה יותר גם כן.

בהצלחה!